Konferenciaszervezési hibák, amiken gyakran múlik egy rendezvény sikere

Egy igazán sikeres konferencia megszervezése és lebonyolítása igencsak embert próbáló feladat, és néha még az igazán tapasztaltak is elkövetnek egy-két baklövést. Melyek a leggyakoribb konferenciaszervezési hibák, amelyeket mindenképpen el kell kerülni, ha sikert szeretnénk aratni? Alábbi cikkünkben pontosan ennek járunk utána!

1. Nincs kiforrott koncepció

Legyen szó bármilyen konferenciáról is, annak egy konkrét, tömören megfogalmazható célja kell, hogy legyen. Ha a konferencia címe önmagában nem árulja el, hogy mire számíthatnak a résztvevők, számtalan potenciális érdeklődőt eltántoríthatunk a részvételtől. Gondoljuk végig, mi a legnagyobb érték, amelyet konferenciánk adhat a nézők számára, és ez alapján dolgozzuk ki a részletes koncepciót.

TIPP: A konferencia szervező cég kiválasztása rendkívül felelősségteljes feladat, ezért soha ne hamarkodjuk el. Ne ugorjunk rögtön fejest az első kedvezőnek tűnő ajánlatba, inkább kérjünk több cégtől is ajánlatot, majd hasonlítsuk össze őket. Így biztosan a megfelelő csapatra bizzuk rendvezvényünk szervezését és lebonyolítását.

2. Nem készül részletes forgatókönyv

Alaposan kidolgozott forgatókönyv hiányában a konferenciánk nemcsak rendezetlennek és amatőrnek fog tűnni, hanem az is lesz. Éppen ezért a forgatókönyvet mindig a leggondosabb odafigyeléssel készítsük el, és szinte másodpercről másodpercre tervezzük meg a rendezvényünk menetét. Készítsünk ütemtervet a programokról és az előadásokról, illetve az előadások felépítését is vessük papírra.

A forgatókönyv rövid összefoglalójából, kivonatából pedig remek szórólapokat készíthetünk, amelyeket a hirdetéseinkben is felhasználhatunk, illetve a helyszínre érkező közönség tagjainak is azonnal kioszthatunk. Így ők is kellő részletességgel átlátják majd a hátralévő események időtartamát és menetét.

3. A konferenciahelyszín nem felel meg a követelményeknek

A túlzsúfolt vagy éppen túl szellős konferenciaterem egyaránt tönkreteszi a hangulatot. Persze az sem túl előnyös, ha egy lepukkant, ezer éve nem használt helyet bérlünk ki a rendezvényünk megtartásához. Ahhoz, hogy elkerüljük a bajt, próbáljuk meg a legpontosabban felmérni a közönségünk várható létszámát, és eszerint válasszunk konferencia helyszínt.

Figyelünk arra is, hogy a rendezvényünk helyszíne könnyen megközelíthető legyen. Érdemes az autópályához közel található helyszínek közül választani, lehetőleg olyat, amelyik kellő nagyságú parkolóval is rendelkezik. Így megelőzzük, hogy a messziről érkező vendégeinknek az autópályáról lekanyarodva még hosszasan kelljen bolyonganiuk, illetve azt is, hogy parkoló hiányában kilométereket kelljen gyalogolniuk az előadás helyszínéig.

4. Nincs biztosítva a profi technikai háttér

2023-ban a kristálytiszta hangot adó hangfalak és mikrofonok, illetve a tökéletes képminőséget nyújtó projektorok és vásznak fontosabbak, mint valaha. Manapság már egy hétköznapi, egyetemi előadáson is óriási problémát jelent a rossz hang- és képtechnika, nemhogy egy tudományos konferencián.

Érdeklődjünk bátran a kiszemelt konferencia helyszín üzemeltetőinél a technikai háttérrel kapcsolatban. Inkább kérdezzünk rá a mikrofonok, hangfalak és a megjelenítő eszközök pontos típusaira, hogy ne a rendezvény napján kelljen fejvesztve kapkodnunk a megfelelő minőségű berendezések megszerzését hajszolva.

5. A szervezők nem kérnek visszajelzést a közönségtől

Ha nem kérünk visszajelzést a közönségünktől, a résztvevők úgy érezhetik, mintha nem is számítana a véleményük. Ennek megelőzése érdekében készítsünk egy rövid kérdőívet, amelyet a résztvevők közvetlenül a konferencia után, vagy már hazaérve online is ki tudnak tölteni.

Kérjük meg őket, hogy pontozzák és véleményezzék az előadások és a konferencia helyszín színvonalát, hogy minél jobban felkészülhessünk a következőre. Lehet, hogy a közönség egyes tagjai olyan hibákra világítanak rá, amelyek meg sem fordultak eddig a fejünkben. Így minden egyes konferenciánk egyre profibb lehet, ezért soha ne féljünk kikérni a közönségünk véleményét.

A fenti konferenciaszervezési hibák elkerülésével máris hatalmas lépést teszünk a maradéktalan sikert arató rendezvényünk irányába. A legfontosabb, hogy kiforrott koncepció és forgatókönyv alapján vágjunk bele a szervezésbe, illetve a közönségünk igényeinek megfelelő helyszínt és technikai hátteret biztosítsunk. Ha pedig biztosra szeretnénk menni, akkor egy profi konferencia cég kiválasztása jelenti a megoldást.