Egy cég költözése sosem egyszerű feladat

Számos oka lehet annak, ha egy vállalat új irodába, üzembe vagy telephelyre költözik. Lehet, hogy a jelenlegit már kinőtte, és a további növekedés érdekében elengedhetetlen az, hogy új helyszínen folytassa a működését. 

A költöztetés egy ilyen esetben tele van kihívásokkal, amelyeket csak alapos tervezéssel és a megfelelő partnerrel lehet leküzdeni.

A költöztető cég kiválasztása

Ez az első lépés, amit meg kell tenni egy relokáció alkalmával. A Prolocate költöztetés szolgáltatásai segítségével ez gyorsan megtehető, illetve azonnal minden kérdésünkre választ kapunk, ami a költözés során felmerül. A kapcsolatfelvétel is nagyon egyszerű, ami elengedhetetlen egy ilyen bonyolult folyamatnál. A költöztető cég kiválasztásánál figyelni kell a tapasztalatra, hogy mégis hány vállalkozás áttelepülésében vettek részt. A szolgáltatási palettát sem árt átnézni. A szolgáltatás gyorsaságát és pontosságát, az ajánlat részleteit pedig alaposan vizsgáljuk át.

A cégek költöztetése során még nagyobb szerepe van az előkészületeknek. Ez nem csak arról szól, hogy kiválasztjuk azokat a berendezéseket, bútorokat és eszközöket, amelyekre az új helyen is szükség lesz. Össze kell hangolni a mindennapos munkafolyamatokkal, hogy az átállás zökkenőmentes legyen, lehetőleg a vállalkozás ügyfelei semmit ne vegyenek észre a változásból. Az időzítésnek kulcsszerepe van, de nem kell aggódni: az év bármely részében meg lehet oldani a relokációt, a tervezést sosem lehet megspórolni, de nem is lehetetlen a művelet. A feladatokat érdemes delegálni, le kell kommunikálni a csapattal a folyamatot, hogy mindenki pontosan tudja, mikor mi fog történni.

A munkaállomásokat, a bútorokat és az eszközöket katalogizálni kell, elengedhetetlen még egy utolsó leltár felvétele a régi helyszínen. Az iratokat is össze kell gyűjteni, archiválni, becsomagolni. A költöztető cég is tud segíteni a csomagolásban, a bepakolásban, utána pedig jöhet az új helyszínre történő szállítás.

Mindenkit vonjunk be a folyamatba

Ahhoz, hogy a költözés hatékonyan történjen meg, érdemes a munkavállalókat is bevonni az egyes részfeladatokba. A személyes tárgyaikat egy megadott időpontig pakolják össze, de mindenképpen emeljük ki, hogy ez a költözés miatt fontos, senkinek sem kell féltenie az állását. 

A munka során használt dokumentumokat is rendszerezni kell, megfelelően elcsomagolni, hogy a kipakolás után is hatékonyan folytatódjanak a munkafolyamatok. 

Elő kell készíteni az új helyszínt

Még a teherautók elindulása előtt érdemes egy csapatot az új helyre küldeni, hogy az irodai infrastruktúra kiépüljön. Internet, elektromos hálózat, hogy a költöztetés után csak ki kelljen pakolni, és rövid időn belül folytatódhasson a munka. A speciális gépek és eszközök kezeléséről érdemes konzultálni a költöztető céggel, hogy azokat mikor és hogyan lehet elszállítani az új helyre.