Minden fontos információ a cégdokumentumokról

Honnan lehet letölteni vagy megrendelni a cégdokumentumokat? Miért kell megkérdezni a befogadó helyet a cégdokumentum típusáról? Milyen formátumúak lehetnek az elektronikus dokumentumok? Milyen programokra van szükség azok megnyitásához? Hogyan lehet továbbítani az e-hiteles cégkivonatot? A cikkünkben minden fontos kérdést megválaszolunk.

De mik is azok a cégdokumentumok?

A Cégtaláló oldaláról online cégdokumentumok tölthetőek le, valamint rendelhetőek futáros vagy postai szállítással közhiteles cégkivonatok is. Ezek a dokumentumok hiteles és hatályos adatokat tartalmaznak, hiszen az Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium céginformációs adatbázisából származnak. A digitális cégdokumentumok letölthetőek és bármikor kinyomtathatóak, azonban nem szerepel rajtuk a bíróság vagy a minisztérium pecsétje, mivel alapvetően nem papíralapú dokumentumok.

E-hiteles és közhiteles cégkivonat

Az e-hiteles cégkivonat egy olyan cégdokumentum, amely elektronikus aláírással van ellátva, szerepel rajta az Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium Céginformációs Szolgálatának elektronikus aláírása és időbélyege. Ez a dokumentum bizonyító erejű.

A közhiteles cégkivonat papíralapú, és szerepel rajta az Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium Céginformációs Szolgálatának pecsétje. Sok helyen kizárólag közhiteles cégdokumentumot fogadnak el.

Meg kell kérdezni a befogadó helyet a cégdokumentum típusáról

Fontos, hogy minden esetben meg kell kérdezni a befogadó helyet, például a hitelintézetet, a bíróságot, a bankot, a hivatalt arról, hogy az ügyintézéshez pontosan milyen dokumentumokra van szükség. Például a bankok többsége elfogadja az e-hiteles és az e-közhiteles cégkivonatot, amennyiben bankszámlanyitáshoz szükséges. 

Azonban vannak olyan pénzintézetek, amelyek kifejezetten ragaszkodnak a papír alapú, közhiteles dokumentumokhoz. Továbbá ha a pályázat beadásához kell a cégkivonat, akkor általában papíralapú, közhiteles változatra van szükség. Amennyiben a pályázat benyújtása elektronikus úton történik, kérhetnek hiteles és egyszerű pdf formátumot is.

A hitelesség megőrzésére figyelni kell

PDF, es3 és Excel formátumúak lehetnek az elektronikus dokumentumok, amelyek megnyitásához szükség van internetes böngészőre, valamint a következő programokra: Adobe Reader, Microsec E-szignó, illetve Microsoft Excel. A felsorolt programok közül csupán a Microsoft Excel nem ingyenes, a többi díjmentesen telepíthető a számítógépre.

Fontos hangsúlyozni, hogy nem szabad megváltoztatni a cégdokumentumokat, hiszen csupán így őrizhető meg a hitelességük. Nyomtatás során elveszti a hitelességét az e-hiteles cégkivonat, szóval kizárólag e-mailben vagy valamilyen adathordozón szabad továbbítani. Továbbá azzal is fontos tisztában lenni, hogy a közhiteles cégkivonat a szkennelést vagy a másolást követően már nem tekinthetők közhitelesnek.