Így faragjunk le a HR ügyfélszolgálati órákra fordított erőforrásaiból!

A digitalizáció és a HR 1-2 évtizede már kerülgeti egymást, és 2019-re ismét sikerült hatékonyságnövelő ismeretségbe kerülniük. A digitális fejlődés szerencsére megállíthatatlannak tűnik, a HR szakma pedig olyan időszakát éli, amikor a szakemberek keresik, és két kézzel kapnak az eredményességüket javító és ösztönző modern megoldások iránt.

Bőven van megoldandó feladat a vállalati HR-ben: munkaerőmegtartás, munkaerőhiány nem csak két jól ismert kifejezés, de kiváltanak egy sor tevékenységet, ezáltal indukálnak megoldandó feladatokat a HR szakembereknél. Nyilván az optimális megoldás az, amikor a vállalat rendelkezésére álló erőforrásokat sikerül úgy csoportosítani, hogy további erőforrások bevonása nélkül megoldhatóvá válnak a plusz feladatok.

Az L-SOFT 5-10 évvel ezelőtti fejlesztési terveivel összecseng az a ma már széles körben is jól kitapintható jelenség, hogy

a vállalatok igyekeznek a munkavállalók webes, vagy mobil applikációkkal támogatott HR Önkiszolgáló lehetőségeit bővíteni. Ez az a terület, melyet mindenképpen érdemes, és kell is fejleszteni.

Ezek a digitális, online megoldások a szervezeti kultúra részeivé kell, hogy váljanak. Akinek ezt fel kell ismernie, és felkutatnia ezeket a lehetőségeket, az az erős, kreatív utakat kereső, cél és sikerorientált HR szervezet, amely át akarja csoportosítani erőforrásait a következő korszerű megoldás megkeresésére, megvalósítására.

A PIRAMIS™ Önkiszolgáló HR könnyen áttekinthető, egyszerűen kezelhető felülettel készült, mivel az alkalmazás nem a programkezelésre speciálisan képzett szakemberek számára készült. A szoftver különösebb felhasználói oktatás nélkül, könnyen érthető formában kell, hogy segítse az addig a HR szakemberekre háruló feladatok egy részének átadását a munkavállóknak.

Ezt követően a munkavállalónak már nem kell külön időt kell szakítania arra, hogy a HR ügyfélszolgálati idejében felkerekedjen, és megkeresse a HR-es kollégát, hogy jelezze, megváltozott a bankszámlaszáma. Vagy a másik munkavállaló csak leül a számítógépe elé, előveszi a mobiltelefonját és bejelentkezik a vállalat szoftverébe, majd néhány kattintást követően túl van az adatbejelentésen.

Mindannyian ismerjük a nemritkán „szamárfüles” jelenléti íveket, amire jónéhány kolléga rákönyököl reggel, este, hogy beírja, amikor kezdett és végzett aznap. Az a munkavállaló, aki olyan szerencsés, hogy vállalata korszerű vállalati folyamatokra törekszik, programban csak készre jelenti a pl. a munkarendje által előállított munkaidő adatát – ha aszerint dolgozott aznap.

Mennyi időt takaríthat meg a HR-es, aki eddig papír jelenléti íveket rögzített, Excel táblázatokat töltött be, azzal, hogy a munkavállaló maga rögzíti ezeket az adatokat úgy, hogy amíg a papír jelenléti ív nem figyelmeztethette a kollégát a nyilvánvaló téves adatrögzítésnél, a szoftverbe már beépíthetők biztonsági előírások.

Vannak olyan adatok, melyeket a vállalat nyilvántart a munkavállalóról, és a programban meg is mutathatja azt, tájékoztatási, esetleg adategyeztetési alapként.

A HR havi egyszeri rendszerességgel biztosan adatot szolgáltat a munkavállaló felé, a havi számfejtést követően a munkabér fizetési adatokról. Napokon keresztül nyomtatva, majd aláíratva átvetetve – és minden hónapban újra és újra. A szoftverrel a számfejtést követően ezzel kapcsolatban nincs már teendője a HR-nek! A munkatársaik belépnek és megnézik a fizetési lapjaikat, sőt a bérkartonjukat is elérik.

Találkoztunk már azzal a kijelentéssel, hogy a mi kollégáink a nyomtatott fizetési lapokat szeretik. Nem értjük miért? A -ben bármikor megnézhetik a fizetésinformációkat, amikor csak szükségét érzik. A nyomtatott fizetési lap kötegeket nem gyűjtik a fiókban….

Egyszerűsíthetők a vállalati kommunikációs folyamatok

Például idézzük fel még utoljára a folyton eltűnő szabadságos tömböt, ami csak akkor nem elérhető, amikor nekünk szükségünk van rá! A bevezetésével kiválthatók a papíros alapú szabadságengedélyezési folyamatok, sőt, a kollégák könnyedén ellenőrizhetik is, hogy a csoportjából kinek van már jóváhagyott szabadsága, és mikorra ütemezheti a sajátját.

Kényelmesebbek lesznek ezek a vállalati kommunikációs folyamatok? Nem kétséges, hogy igen, és az sem, hogy mindkét oldalon. Az L-SOFT arra bíztatja a HR szakembereket, ne késlekedjenek, a digitalizáció fejlesztéseit vigyék be a vállalati folyamatokba.

Tehermentesítsék a HR-t, és ahelyett, hogy pl. hó elején napokig nyomtatnának, olyan feladatok felé forduljanak a felszabaduló idejükben, amelyek hozzásegítik az újabb, kreatívabb, időszerűbb HR célok megvalósításához.

Keresse a PIRAMIS™ Önkiszolgáló HR információkat az L-SOFT honlapján! 

Tomkó Gyöngyvér, marketing menedzser
L-SOFT Zrt.